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1. Cosa è Webmeetings

Webmeetings è un sistema sicuro e flessibile ad accesso federato per le comunicazioni web in grado di offrire soluzioni per la formazione, la collaborazione online e le conferenze via web. Il sistema, basato sulla piattaforma Adobe Connect, consente agli utenti di:

  • Organizzare eventi, riunioni in video-conferenza e webinar
  • Mostrare presentazioni multimediali
  • Videoregistrare gli eventi
  • Condividere desktop, applicazioni o documenti
  • Trasmettere in tempo reale audio e video a tutti i partecipanti
  • Effettuare sondaggi, sessioni di domande e risposte, sottogruppi di lavoro
L'organizzazione di eventi, meeting e webinar è subordinata alla prenotazione di un'aula virtuale disponibile. La prenotazione può essere eseguita attraverso questo portale dopo aver eseguito il login.


2. Come funziona

2.1 Accesso IDEM

Il servizio GARR WebMeetings è una risorsa della federazione di identità IDEM, pertanto non è necessario registrarsi per poter usufruire del servizio ma è sufficiente accedere direttamente utilizzando il proprio account istituzionale selezionando il nome dell'ente durante la procedura di login.

Il solo possesso di un account IDEM potrebbe non essere sufficiente ad utilizzare il servizio. È necessario che il proprio istituto di appartenenza sia stato autorizzato dal fornitore del servizio, ovvero il Consortium GARR.

Per richiedere l'utilizzo del servizio fare riferimento alla sezione Utilizzo del servizio.

2.2 Prenotazione

Webmeetings è dotato di 8 stanze virtuali di cui 1 di tipo gold. Ogni stanza virtuale è caratterizzata da una capienza predefinita in termini di numero di utenti. Le aule standard hanno capienza di 5, 10 e 25 posti. Le aule di tipo Gold sono pensate per eventi ad alta partecipazione, e hanno capienza di 200 posti.
Prima di tenere un meeting in stanza virtuale è necessario procedere con la prenotazione della stanza desiderata attraverso il Calendario.

2.3 Disponibilità dell'aula

Effettuata la prenotazione, verrà generato automaticamente l'indirizzo di accesso all'aula, che sarà effettivamente disponibile 30 minuti prima dell'orario di inzio indicato in fase di prenotazione; allo scadere della prenotazione saranno concessi ulteriori 30 minuti per eventuali ritardi, scaduti i quali, la sessione terminerà automaticamente senza preavviso.

2.4 Utente ospitante (moderatore) e partecipante

L'utente che ha effettuato la prenotazione sarà l'utente ospitante dell'aula per la durata del meeting prenotato. Egli ha anche la possibilità di nominare preventivamente un secondo utente ospitante attraverso la condivisione del link indicato dall'apposita voce nel menù Gestisci della pagina di dettaglio della prenotazione. Ulteriori utenti ospitanti possono essere nominati direttante dall'interno dell'aula virtuale durante il meeting.

I partecipanti possono essere sia utenti registrati che utenti guest (utenti non regisrati).

2.5 Apertura della stanza

Non appena la stanza virtuale è resa disponibile, l'utente ospitante riceverà un'e-mail di notifica e potrà accedervi aprendo di fatto la stanza ai partecipanti. La stanza può essere aperta solo dall'ospitante.

2.6 Cancellazione della prenotazione

La prenotazione può essere annullata solo prima che l'aula venga aperta.

2.7 Estensione live della prenotazione

Previa disponibilità dell'aula virtuale, durante un meeting in corso la prenotazione può essere estesa in tempo reale a scaglioni di 30 minuti, e prima che l'aula venga chiusa. L'estensione della prenotazione è può avvenire dal menù Gestisci nella pagina di dettaglio della prenotazione dalla propria area personale.

2.8 Videoregistrazione del meeting

Dal menu Riunione dell'aula virtuale è possibile avviare e fermare la videoregistrazione del meeting. Dopo la chiusura della stanza, le regitrazioni risulteranno accessibili per la riproduzione o conversione/download in locale dalla pagina relativa alla prenotazione nella propria area personale. Le prenotazioni relative ad una data precedente a quella odierna sono elencate nella sezione archivio.

Le prenotazioni saranno mantenute per un massimo di 14 giorni, dopodiché saranno cancellate definitivamente senza possibilità di recupero.

Per maggiori informazioni leggere il tutorial.

2.9 Chiusura anticipata dell'aula

Nel caso il meeting fosse terminato prima dell'orario programmato, è possibile chiudere anticipatamente l'aula virtuale dal menu Gestisci della pagina di dettaglio della prenotazione.

2.10 Connessione telefonica (SIP)

In fase di prenotazione (nel tab Configurazione Avanzata), o successivamente ma prima dell'apertura della stanza, è possibile richiedere una numerazione telefonica da associare all'aula virtuale al fine di consentire la partecipazione al meeting di persone che non dispongono di altri mezzi (PC o app mobile). Confermata la richiesta di connessione telefonica verrà generato automaticamente un numero telefonico (e quindi una SIP conference room) che risulterà attivo solo nel periodo di tempo indicato in prenotazione. L'accesso sarà protetto da un PIN segreto fornito con il numero telefonico.

Per ulteriori informazioni su come gestire una connessione telefonica in aula virtuale accedere alla relativa guida.

Si consiglia di utilizzare la connessione telefonica solo se non si dispone di alternative come l'accesso da PC tramite browser o applicazione, o da smartphone e tablet tramite apposita app.

2.11 Come usare l'aula virtuale

Le istruzioni di utilizzo dell'aula virtuale sono sintetizzate nei link seguenti, a seconda del tuo ruolo:
  • Utente Ospitante: è l'organizzatore dell’evento, colui che ospita, gestisce e modera il meeting avendone il pieno controllo dell'aula virtuale.
  • Utente Relatore: autorizzato dall'ospitante, è colui che presenta un contenuto multimediale (ad esempio slide) avendo il solo controllo del box di condivisione.
  • Utente Partecipante: è colui che segue il meeting e che dovrà "alzare la mano" per intervenire verbalmente.

2.12 Stanze demo

È possibile eseguire un test di accesso alle virtual room usando le stanze demo:

3. Requisiti tecnici

Per poter usufruire del servizio WebMeetings, sono richiesti: Maggiori dettagli sui requisiti tecnici sono disponibili al seguente indirizzo: https://helpx.adobe.com/adobe-connect/tech-specs.html.
E' possibile verificare la connessione di rete e la compatibilità del Flash Player eseguendo questo test: https://webmeetings.garr.it/common/help/it/support/meeting_test.htm

4. Utilizzo del servizio

4.1 Chi può prenotare

Solo gli utenti afferenti ad enti che hanno sottoscritto il servizio possono accedere ed effettuare prenotazioni delle aule virtuali. L'utente prenotante accederà all'aula virtuale come ospitante.

4.1 Chi può accedere ad un meeting

L'utilizzo come utente partecipante e relatore è aperto a tutti senza necessità di registrazione ma subordinata all'approvazione dell'ospitante.

4.2 Chi può sottoscrivere il servizio

Il servizio può essere richiesto solo dalle organizzazioni connesse alla rete GARR che aderiscono alla Federazione delle identità digitali IDEM. Gli utenti che fanno parte delle organizzazioni che hanno sottoscritto il contratto possono accedere ed utilizzare WebMeetings.

4.3 Come richiedere il servizio

Per richiedere il servizio è possibile inviare al Consortium GARR una segnalazione di interesse compilando il form della sezione contatti.